ERP – Excel + Access = Eficiência

Antes de dar sequencia ao nosso último artigo (Os Números Mágicos), e com propósito de atender pedidos de alguns colaboradores e parceiros, resolvemos escrever este artigo sobre o uso de ferramentas compartilhadas com os ERPs, muito comum entre os gestores de materiais MRO.

Não é segredo para ninguém que os ERPs (importados ou nacionais), atualmente em uso nas empresas, são excelentes ferramentas transacionais, porém tem sérias ineficiências no gerenciamento de informações. Não conhecemos uma única empresa que utilize unicamente o ERP para gerir o seu negócio ou seus processos administrativos e operacionais. Todas lançam mão de ferramentas analíticas complementares. Ocorre, contudo, que pela indisponibilidade no mercado de ferramentas especialistas adequadas, a grande maioria adota como plataforma de desenvolvimento o aplicativo MS-Excel. A escolha desse aplicativo dar-se-á geralmente pelo puro desconhecimento funcional de outras plataformas mais adequadas, a exemplo do MS-Access.

Na gestão de materiais MRO lidamos com muitas informações e grande volumes de transações (movimentações de entrada, saída, transferência, saldos etc.). Grande parte de nossos indicadores de performance são derivados do inter-relacionamento dessas informações e transações. É exatamente neste ponto que existe um grande diferencial entre estas duas plataformas, que favorece substancialmente o MS-Access.

Conheça aqui as principais vantagens do MS-Access em relação ao MS-Excel:

Relacionamento entre tabelas distintas – Diferentes dados em diferentes tabelas podem ser facilmente relacionados, com total segurança, pois adota recursos de banco de dados SQL que são utilizados por corporações de grande porte em todo o mundo. Você pode relacionar uma tabela contendo todas as transações de consumo (não consolidadas) com outra tabela de saldos mensais de todas as peças para obter instantaneamente, por exemplo, o indicador consolidado de Giro de Estoque.

Integridade de dados I – À medida que você introduz os dados na tabela o aplicativo salva todas as informações, em tempo real, sem necessidade de clicar num botão ou pressionar qualquer tecla.

Integridade de dados II - Se você selecionar apenas uma coluna na tabela e indexá-la em qualquer ordem fique tranquilo, pois toda a tabela acompanhará esta nova formatação.

Integridade de dados III - Não é possível apagar uma linha ou registro de uma tabela que esteja relacionado com uma linha ou registro de outra tabela (integridade relacional).

Controle de inputs – Você pode criar dispositivos à prova de erros (poka-yoke), de modo que o usuário não insira nenhum dado que possa comprometer os resultados esperados, de uma forma muita mais robusta e segura que qualquer macro ou sistema de verificação disponível no MS-Excel.

Interface com o usuário – Crie menus, formulários de entrada de dados e relatórios com os outputs desejados, bem amigáveis aos usuários. Você pode criar também procedimentos automáticos de carga de dados de outros aplicativos, inclusive dos próprios ERPs. Tudo isso de forma muito fácil através do recurso de Assistente de Usuário. Com um pequeno esforço adicional (uso de recursos da linguagem Visual Basic Applications – VBA) você pode construir aplicativos profissionais.

Ambiente multiusuário – Se o aplicativo for instalado numa área virtual compartilhada, inclusive a web, este pode ser acessado simultaneamente, inclusive para inclusões e alteração de dados. O MS-Excel só possibilita simultaneidade em ambiente Somente Leitura.

Capacidade de armazenamento e manipulação de dados – Como já foi dito no início deste artigo é característica da área de gestão de materiais MRO a manipulação de um número muito grande de informações. A depender do porte da empresa o MS-Excel facilmente pode estourar o limite de linhas numa tabela (65.536 linhas). No MS-Access não existe esta limitação. Temos experiência manipulando tabelas com mais de 1.000.000 (hum milhão) de linhas sem nenhum comprometimento da performance do aplicativo.

Produtividade – Neste aspecto a plataforma dá uma lavagem no seu concorrente. Você escreve procedimentos poderosos apenas uma vez e deixa que a ferramenta faça tudo sozinha, a toques de botões!

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens do MS-Access em relação ao MS-Excel pode estar pensando que para conseguir utilizar todas elas vai demandar muito esforço, pois vai precisa se tornar um especialista. Ledo engano! Garantimos que em pouco tempo você pode dar um salto quântico na sua eficiência, fazendo o que deve ser feito para obter o melhor resultado, com um menor custo possível. Lembre-se de que tudo isso já está disponível no seu computador, pois geralmente todas as máquinas que tenham o pacote MS-Office instalado, tem o MS-Access disponível.

Faça um pequeno investimento no seu aperfeiçoamento e veja o quanto você vai ganhar com isso. Palavra de quem já comprovou isso na prática!

Quaisquer dúvidas de como iniciar o uso ou de qual caminho deve percorrer para melhorar o seu nível de aprendizado, especialmente aplicado à gestão de materiais MRO, por favor, nos envie uma mensagem, pois teremos o maior prazer em ajudá-lo e orientá-lo.

Até a próxima!