Primeiramente
devemos enfatizar que existem pelo menos duas especificações para cada
material: a especificação curta (ou resumida) e a especificação longa (ou
detalhada).
A
especificação curta tem dois propósitos fundamentais:
1
- Identificar, através de pesquisas nos sistemas de controle de estoques (ERP
ou WMS), se o material requerido já existe na empresa; ou
2
– Compor os relatórios operacionais e gerenciais produzidos por estes sistemas
de controle.
Deve
ainda ser inteligentemente detalhada e formatada de modo que não haja dúvidas
quanto à perfeita identificação dos materiais. Vejam as consequências de uma má
especificação:
1
– Dificuldade de localização do material solicitado no sistema informatizado (o
usuário perde muito tempo somente para obter o código do produto - SKU ou PN -
para, por exemplo, poder requisitá-lo no almoxarifado); e
2
– Redundâncias no cadastro e maior investimento em estoques (o fato de o
usuário não localizar o material no sistema pode leva-o a solicitar um novo
cadastramento para um mesmo produto gerando uma duplicidade e aquisição
desnecessária).
Já
a especificação longa serve especialmente para a aquisição do material. Quanto
mais rica em detalhes e informações, menores são as chances de falhas ou
atrasos nas compras. Vejam também as consequências de uma má especificação
longa:
1
– Dificuldade de aquisição do material no mercado fornecedor (fornecedores não
conseguem identificar plenamente o material solicitado);
2
– Materiais diferentes cotados como se fosse um mesmo produto (cada fornecedor
“interpreta” a sua maneira qual o material solicitado pelo cliente); e
3
– Aquisição de material com qualidade inferior ou superior a requerida
(fornecedor entrega o material muitas vezes inadequado aos requerimentos de sua
aplicação).
Afora
estes dois tipos de especificações, já detalhadas neste artigo, com relação ao
conteúdo são 03 (três) padrões que elas podem se enquadrar: (1) Genérico, (2)
Referencial ou (3) Específico.
Genérico
Geralmente
se enquadram neste padrão os materiais que podem ser adquiridos de quaisquer
fornecedores e/ou fabricantes. Todos os atributos do material são
especificados, desatrelando-o de qualquer fonte de abastecimento. Esses
materiais muitas vezes são chamados de “commodities”: parafusos, arruelas,
porcas, válvulas manuais, tubos de condução etc.
É
importante salientar que tais produtos geralmente são fabricados sob normas
técnicas (construção, material, acabamento etc.) o que garante a qualidade dos
mesmos independentemente da fonte de fornecimento (desde que, obviamente, sejam
cumpridos todos os requerimentos normativos).
Referencial
São
materiais que são produzidos por fabricantes homologados pela empresa, já que
não se pode garantir a qualidade para todas as fontes de fornecimento
disponíveis no mercado (na verdade existem produtos de primeira, segunda, terceira...
linhas que “atendem” à especificação técnica, porém podem comprometer a
aplicação: vida útil, sobrecarga de outros componentes etc.). Alguns exemplos:
rolamentos, mancais, disjuntores, selos mecânicos etc. Na especificação deve
constar a referencia comercial e o nome do fabricante homologado.
Preferencialmente,
para cada material que se enquadre neste padrão, dois ou mais fabricantes devem
ser homologados. Desta forma os processos de compra tornar-se-ão mais
competitivos.
Específico
Aplicado
exclusivamente a sobressalentes e neste caso não há como “escapar” dos fabricantes
dos equipamentos. São componentes específicos cujo know-how de manufatura é de
propriedade destes fabricantes. Geralmente existem cláusulas contratuais de perda
de garantia na hipótese de utilização de componentes produzidos por outras
fontes. Alguns exemplos: rotores, eixos, anel de desgaste, carcaças etc.
Deve-se
ter em mente que este enquadramento representa uma fonte única de
abastecimento, o que inibe qualquer processo de compra competitivo. Portanto
muita atenção com os falsos materiais específicos: rolamento, anéis de vedação,
parafusos, selos, retentores não são produzidos pelos fabricantes dos
equipamentos!